Contoh Tembusan Surat Resmi Dan Tata Cara Penulisannya Yang Benar: Pernah bingung bagaimana menulis tembusan surat resmi yang tepat dan profesional? Surat resmi bukan sekadar kertas dan tinta; ia adalah representasi diri dan institusi Anda. Tembusan surat, meskipun terkesan sederhana, memiliki peran krusial dalam memastikan informasi sampai ke pihak yang tepat dan proses administrasi berjalan lancar. Artikel ini akan membimbing Anda, langkah demi langkah, untuk menguasai seni penulisan tembusan surat resmi, mulai dari pengertian hingga contoh aplikasinya dalam berbagai situasi.
Dari surat pengaduan hingga undangan rapat, mengetahui tata cara penulisan tembusan yang benar akan meningkatkan kredibilitas dan efisiensi komunikasi Anda. Jangan sampai detail kecil seperti letak dan penulisan nama penerima tembusan justru mengurangi dampak positif surat resmi Anda. Simak penjelasan lengkapnya, lengkap dengan contoh-contoh praktis yang mudah dipahami dan ditiru, sehingga Anda dapat mengaplikasikannya langsung dalam kehidupan profesional Anda!
Pengertian Tembusan Surat Resmi
Tembusan surat resmi adalah salinan surat resmi yang dikirimkan kepada pihak-pihak lain selain penerima utama. Berbeda dengan surat asli yang ditujukan langsung kepada pihak yang paling bertanggung jawab atas isi surat, tembusan berfungsi untuk menginformasikan atau memberitahukan isi surat kepada pihak-pihak terkait. Bayangkan seperti memberi tahu teman tentang rencana liburanmu, surat aslinya adalah konfirmasi kepada agen travel, sedangkan tembusan adalah informasi kepada teman-teman yang akan ikut.
Situasi yang Memerlukan Tembusan Surat Resmi
Tembusan surat resmi sangat penting dalam berbagai situasi formal. Misalnya, dalam pengajuan proposal proyek ke sebuah perusahaan, tembusan bisa dikirim ke atasan langsung pembuat proposal, atau departemen terkait di perusahaan tersebut. Penggunaan tembusan memastikan transparansi dan koordinasi yang baik. Situasi lain yang memerlukan tembusan termasuk pemberitahuan resmi, pengaduan, undangan rapat, dan sebagainya.
Perbedaan Tembusan Surat Resmi dengan Surat Asli
Surat asli adalah surat utama yang berisi informasi lengkap dan ditujukan langsung kepada penerima utama. Tembusan, di sisi lain, adalah salinan surat asli yang tidak memiliki kekuatan hukum yang sama dengan surat asli. Isi tembusan identik dengan surat asli, namun tidak memerlukan tanda tangan asli atau stempel resmi seperti surat asli. Perbedaan utamanya terletak pada tujuan pengiriman dan kekuatan hukumnya.
Tujuan Penggunaan Tembusan Surat Resmi
Tujuan utama penggunaan tembusan surat resmi adalah untuk menginformasikan pihak-pihak terkait tentang isi surat asli. Ini memastikan bahwa semua pihak yang berkepentingan mengetahui perkembangan atau informasi penting yang disampaikan dalam surat. Tembusan juga berfungsi untuk meningkatkan transparansi, koordinasi, dan akuntabilitas dalam komunikasi formal.
Perbandingan Surat Resmi dan Tidak Resmi
| Karakteristik | Surat Resmi | Surat Tidak Resmi | Tembusan |
|---|---|---|---|
| Bahasa | Formal, baku | Informal, bebas | Sama dengan surat asli (formal) |
| Format | Terstruktur, rapi | Fleksibel | Terstruktur, mengikuti format surat asli |
| Tujuan | Komunikasi formal, legal | Komunikasi personal | Informasi, transparansi |
| Tembusan | Ada (opsional, tetapi sering digunakan) | Tidak ada | Berisi informasi yang sama dengan surat asli |
Tata Cara Penulisan Tembusan Surat Resmi yang Benar
Penulisan tembusan surat resmi harus mengikuti aturan tertentu agar terlihat profesional dan mudah dipahami. Kesalahan penulisan bisa menyebabkan kebingungan atau bahkan menghambat proses komunikasi.
Langkah-langkah Penulisan Tembusan Surat Resmi
- Tulis surat resmi utama dengan lengkap dan benar.
- Setelah bagian penutup surat, tulis “Tembusan Yth:” atau “Tembusan Kepada:”
- Cantumkan nama dan jabatan penerima tembusan secara lengkap dan jelas, satu per satu, di bawah kata “Tembusan”.
- Jika perlu, sertakan alamat lengkap penerima tembusan, terutama jika surat dikirim secara fisik.
- Buat salinan surat untuk setiap penerima tembusan.
Format Penulisan Tembusan Surat Resmi
Penulisan nama penerima tembusan harus rapi dan terstruktur. Gunakan format yang konsisten, misalnya dengan indentasi atau penomoran. Letak penulisan tembusan biasanya berada di bawah bagian penutup surat, sebelum tanda tangan.
Contoh Penulisan Tembusan Surat Resmi untuk Berbagai Instansi
Penulisan tembusan untuk instansi pemerintah umumnya lebih formal dan menggunakan nama jabatan lengkap. Sedangkan untuk perusahaan swasta, bisa lebih fleksibel, tetapi tetap harus profesional.
Contoh Penulisan Tembusan Surat Resmi
Tembusan Yth:
- Bapak Direktur Utama PT. Maju Jaya
- Ibu Kepala Divisi Marketing PT. Maju Jaya
- Bapak Manager Keuangan PT. Maju Jaya
Tembusan Yth:
- Direktur Utama PT. Sejahtera Abadi
- Kepala Divisi Operasional PT. Sejahtera Abadi
Tembusan Kepada:
Bapak/Ibu yang terhormat
Contoh Tembusan Surat Resmi Berbagai Jenis: Contoh Tembusan Surat Resmi Dan Tata Cara Penulisannya Yang Benar
Berikut beberapa contoh tembusan surat resmi untuk berbagai keperluan. Perhatikan bagaimana penulisan tembusan disesuaikan dengan konteks surat.
Contoh Tembusan Surat Resmi Pengajuan Proposal Proyek
Tembusan: Yth. Direktur Utama PT. Cahaya Indonesia, Yth. Kepala Divisi Penelitian dan Pengembangan PT. Cahaya Indonesia
Contoh Tembusan Surat Resmi Undangan Rapat
Tembusan: Yth. Seluruh Karyawan Departemen Pemasaran PT. Harapan Bangsa
Contoh Tembusan Surat Resmi Pengaduan
Tembusan: Yth. Kepala Dinas Perhubungan Kota Semarang
Contoh Tembusan Surat Resmi Pemberitahuan
Tembusan: Yth. Bapak/Ibu Wali Murid Kelas 6 SD Nusantara
Perbedaan Tembusan Surat Resmi Internal dan Eksternal Perusahaan, Contoh Tembusan Surat Resmi Dan Tata Cara Penulisannya Yang Benar
Tembusan internal biasanya lebih singkat dan informal dibandingkan tembusan eksternal. Tembusan internal bisa hanya berupa nama dan jabatan, sedangkan tembusan eksternal seringkali menyertakan alamat lengkap.
Hal-hal yang Perlu Diperhatikan dalam Menulis Tembusan Surat Resmi
Menulis tembusan surat resmi yang efektif dan profesional membutuhkan ketelitian. Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan.
Pentingnya Kesesuaian Bahasa dan Tata Bahasa
Gunakan bahasa formal dan baku, hindari singkatan atau bahasa gaul. Pastikan tata bahasa benar dan kalimat mudah dipahami.
Detail Penting dalam Tembusan Surat Resmi
Pastikan nama dan jabatan penerima tembusan akurat. Jika dikirim fisik, sertakan alamat lengkap. Periksa kembali ejaan dan tanda baca sebelum mengirimkan surat.
Kesalahan Umum dan Cara Mengatasinya
Kesalahan umum termasuk penulisan nama yang salah, format yang tidak konsisten, dan bahasa yang tidak formal. Periksa kembali surat sebelum dikirim untuk menghindari kesalahan tersebut.
Poin-poin Penting dalam Penulisan Tembusan Surat Resmi
| Poin Penting | Penjelasan |
|---|---|
| Bahasa Formal | Gunakan bahasa Indonesia baku yang formal dan sopan. |
| Tata Bahasa yang Benar | Pastikan kalimat-kalimat tersusun dengan baik dan benar secara tata bahasa. |
| Kejelasan Informasi | Informasi yang disampaikan harus jelas, ringkas, dan mudah dipahami. |
| Akurasi Data | Pastikan semua data dan informasi yang tercantum akurat dan valid. |
| Format yang Rapi | Perhatikan format penulisan agar terlihat rapi dan profesional. |
Ilustrasi Tembusan Surat Resmi
Surat resmi dengan tembusan idealnya memiliki tata letak yang rapi dan profesional. Posisi tembusan biasanya di bawah bagian penutup surat, sebelum tanda tangan. Penulisan nama dan jabatan penerima tembusan harus jelas dan terstruktur.
Perbedaan Visual Surat Resmi dengan dan Tanpa Tembusan
Surat resmi dengan tembusan akan memiliki bagian tambahan di bawah penutup surat, yaitu bagian tembusan. Kop surat dan bagian lain tetap sama, hanya tambahan bagian tembusan yang membedakannya.
Perbedaan Penulisan Tembusan untuk Individu dan Instansi
Penulisan tembusan untuk individu biasanya cukup dengan nama dan jabatan. Untuk instansi, perlu menyertakan nama instansi dan alamat lengkap.
Pemilihan Jenis Kertas dan Ukuran Huruf
Gunakan kertas bermutu baik dan ukuran huruf yang mudah dibaca (misalnya, Times New Roman ukuran 12). Pemilihan kertas dan ukuran huruf yang tepat dapat meningkatkan kesan profesional surat resmi.
Perbedaan Visual Tembusan Surat Resmi Fisik dan Digital
Tembusan surat fisik dicetak pada kertas, sedangkan tembusan digital dikirim melalui email. Tata letak tembusan digital bisa sedikit lebih fleksibel, tetapi tetap harus profesional dan mudah dibaca.
Kesimpulan
Menguasai penulisan tembusan surat resmi tak hanya sekadar memenuhi aturan administratif, tetapi juga mencerminkan profesionalisme dan dedikasi Anda. Dengan memahami pengertian, tata cara penulisan, dan berbagai contoh yang telah dibahas, Anda kini siap menyusun surat resmi yang efektif dan terstruktur. Ingatlah detail sekecil apa pun dapat berpengaruh besar, dari pemilihan kertas hingga format penulisan. Jadi, pastikan setiap surat resmi yang Anda kirimkan, beserta tembusannya, meninggalkan kesan positif dan profesional bagi penerima.
Pertanyaan Umum yang Sering Muncul
Apa perbedaan tembusan surat dengan BCC (Blind Carbon Copy) di email?
Tembusan surat pada surat fisik menunjukkan penerima lain selain penerima utama, sementara BCC di email menyembunyikan alamat email penerima tembusan dari penerima utama dan penerima tembusan lainnya.
Apakah perlu mencantumkan nomor halaman pada tembusan surat?
Tergantung panjang surat. Jika surat lebih dari satu halaman, penomoran halaman penting untuk memudahkan pembaca.
Bagaimana jika terjadi kesalahan penulisan pada tembusan surat?
Sebaiknya buat surat baru yang benar dan beri keterangan “Surat sebelumnya dianggap tidak berlaku”.